از هر ۵ نفر فقط ۱ نفر روش مفیدی برای مدیریت زمان دارد. این آمار واقعا غم‌انگیز و تاسف‌بار است و باعث می‌شود ما به عنوان فعالان حوزه کسب و کار به استراتژی‌هایی برای بهبود مدیریت زمان در شرکت خود فکر کنیم. استراتژی‌های مدیریت زمان به شما کمک می‌کنند تا در مدت زمانی که در اختیار دارید، کارهایی که محول شده را انجام دهید. وقتی به عنوان مدیر پروژه کار می‌کنید، ممکن است در هر پروژه تعداد متفاوتی از وظایف به شما محول شود. علاوه بر کارهای شخصی، باید کار افراد تیم را نیز برنامه‌ریزی، مدیریت و پیگیری کنید.
جلسات، برآوردها و برنامه‌ریزی‌ها در کنار ارتباط با مشتریان ممکن است غیرممکن به نظر برسد. جالب اینجاست که شما باید همه اینها را در طول ۵ تا ۹ روز کاری انجام دهید. در این مقاله قصد داریم ببینیم اصلا چنین چیزی ممکن است؟!
برنامه‌ریزی در ذهن اشتباه است!
۸۲ درصد از افراد هیچ چارچوبی برای استفاده از زمان ندارند. آن‌ها خیلی راحت دفترچه برنامه‌ریزی خود را رها می‌کنند و از ذهن‌شان استفاده می‌کنند. البته این را نباید فراموش کنیم که بهترین متخصصان جهان، حتما برنامه‌ریزی دقیقی ندارند. اما این نباید باعث شود شما دست از کار بکشید و به طور جدی به مدیریت زمان پروژه فکر نکنید.
نوشتن کارها و استراتژی‌ها در قالب برنامه روزانه، هفتگی و ماهانه به شما کمک می‌کند ساعات بیشتری از روز را در دسترس داشته باشید و از کارهای بیهوده دوری کنید. اما مدیریت زمان پروژه به چه معناست و چگونه استفاده از مدیریت زمان، بازده اجرای پروژه را بیشتر می‌کند؟
هدف اصلی از زمان بندی پروژه، کنترل نحوه سرمایه‌گذاری انرژی در فعالیت‌ها و کارهای مهم است؛ چه در محل کار و چه در زندگی روزمره. با آگاهی از مراحل مدیریت زمان پروژه می‌توانید برای همیشه با برنامه‌ریزی ضعیف خداحافظی کنید و همه چیز را در زمان خودش اجرا کنید. ما لیستی از استراتژی‌های هوشمند مدیریت زمان پروژه جمع‌آوری کرده‌ایم تا بتوانید کارهای خود را بهتر برنامه‌ریزی کنید و برای هر چیزی که به توجه شما نیاز دارد، وقت داشته باشید.
مدیریت زمان پروژه چیست؟
ارتباط بین زمان و توسعه پروژه به قدری واضح است که بسیاری از افراد نیازی به توضیحی درباره آن ندارند. اما برای کسانی که باید در مورد آن متقاعد شوند، توضیحاتی که در ادامه می‌آوریم می‌توانند راهگشا باشند. اجازه دهید با این سؤال شروع کنیم که مدیریت زمان پروژه چیست؟
با تکنیک‌های مدیریت پروژه می‌توانید جزئیات لازم برای انجام کارها را به خوبی درک کنید. به طور کلی مدیریت زمان پروژه عبارت است از به کارگیری فرآیندها، روش‌ها، مهارت‌ها، دانش و تجربه برای دستیابی به اهداف خاص پروژه با توجه به معیارهای مدیریت زمان. در واقع این مفهوم برای این توسعه داده شده که مدیریت پروژه دارای مهلتی برای تحویل است و معمولا بودجه محدودی هم دارد.
آنچه بین «مدیریت» و «مدیریت پروژه» تفاوت ایجاد می‌کند دقیقا زمان و بودجه است. از منظر تجاری، یک «پروژه» نتیجه یک ضرورت تجاری است و به دلیل نیازهای درون سازمانی یا برون سازمانی راه اندازی می‌شود. از آنجایی که یک پروژه راه حلی برای یک یا چند چالش است، در قالب زمان و بودجه محدودی تعریف می‌شود. زمان صرف شده برای یک پروژه را نمی‌توان کش داد و هر زمان که دلخواه‌مان باشد تحویلش داد. بنابراین تفکر استراتژیک با توجه به زمان اهمیت زیادی در اجرا پروژه دارد.
پروژه بدون برنامه‌ریزی و مدیریت زمانِ کارآمد نمی‌تواند اجرایی شود. به همین دلیل است که بر طبق نظر همه متخصصین مشاوره مدیریت، اصول مدیریت زمان پروژه یک شرط ضروری برای اجرای موفق پروژه و توسعه کسب و کار است.
نقش مدیریت زمان پروژه در کسب و کار
به طور کلی، منظور از «مدیریت زمان» نحوه استفاده ما از زمانی است که در اختیار داریم. هدف از استراتژی‌های «مدیریت زمان» این است که بتوانیم به اهداف خود برسیم یا وظایفی که به ما محول شده را به نحو احسن انجام دهیم. به عبارت دیگر، مدیریت زمان فرایند برنامه‌ریزی و اعمال کنترل آگاهانه روی زمان صرف شده برای فعالیت‌های خاص است که باعث افزایش اثربخشی، کارایی یا بهره‌وری شما می‌شود. مدیران و کارمندان با مدیریت زمان پروژه توانایی تجزیه و تحلیل کار و ایجاد جدول زمانی برای اطمینان از تکمیل پروژه در یک برنامه زمانی خاص را پیدا می‌کنند. برای هر کسی که برای پیاده‌سازی یک پروژه فرصتی محدود دارد، تکنیک‌های مدیریت زمان معجزه می‌کنند. برای این افراد هر چیزی که تکمیل به موقع یک پروژه را تضمین کند، فوق‌العاده کاربردی خواهد بود.
استراتژی‌های مدیریت زمان برای مدیران پروژه
با برنامه‌ریزی و مدیریت زمان ضعیف انجام همه کارها در مهلت زمانی محدود دشوار خواهد بود. به همین دلیل استفاده از لیست استراتژی‌های هوشمند مدیریت زمان ضروری خواهد بود. با استفاده از این استراتژی‌ها می‌توانید کارهای خود را بهتر برنامه‌ریزی کنید و برای هر چیزی که به توجه شما نیاز دارد، وقت داشته باشید.
۱. کارهای خود را از قبل برنامه‌ریزی کنید.
مطالعات نشان می‌دهند دانستن آنچه می‌خواهید در یک بازه زمانی مشخص به دست آورید، شما را برای موفقیت آماده می‌کند. «پدرو سرادور» از دانشگاه تورنتو در مقاله خود به نام «تاثیر برنامه‌ریزی در موفقیت پروژه» به ارتباط بین برنامه‌ریزی و موفقیت پروژه اشاره می‌کند.
سرادور می‌گوید موفقیت پروژه ارتباط تنگاتنگی با خودِ پروژه و کارایی هزینه‌ها دارد. یعنی برنامه‌ریزی باکیفیت نه تنها می‌تواند شانس موفقیت پروژه را افزایش دهد، بلکه مقرون به صرفه نیز خواهد بود.
اما منظور از «برنامه‌ریزی باکیفیت» چیست؟ طبق گفته سرادور، فرایند برنامه‌ریزی آن قدر مهم و بزرگ است که امکان دارد ۴۸ درصد از تمام فرایندهای انجام شده توسط مدیر پروژه را به خود اختصاص دهد! خیلی به خودتان سخت نگیرید. برنامه‌ریزی کارهای روزانه‌تان ممکن است به سادگی ایجاد فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید باشد. با این حال اگر قرار است برای چندین پروژه برنامه‌ریزی کنید، باید نیازها را اولویت بندی کرده و به اهداف و الزامات هر پروژه دقت کنید.
۲. اولویت‌های واضح و دقیقی تعیین کنید.
گاهی اوقات تهیه فهرست کارهایی که باید انجام دهید ممکن است طاقت‌فرسا به نظر برسد. برای اینکه آن را قابل مدیریت کنید، بهتر است لیست کارهای خود را به تکه‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. تعیین اولویت‌های واضح به شما کمک می‌کند وظایف خود را بر اساس اهمیت، فوریت و تلاش موردنیاز برای انجام آن‌ها مرتب کنید.
اگر می‌خواهید یک استراتژی موثر برای مدیریت زمان پروژه داشته باشید، توجه به اصل آیزنهاور می‌تواند مفید باشد. اینجا وظایف شما به چهار دسته تقسیم می‌شوند:
- وظایفی که مهم و فوری هستند. اینها مهم‌ترین اولویت شما هستند.
- وظایفی که مهم هستند اما فوری نیستند. اینها کارهایی‌اند که می‌توانید بعدا برای انجام آن‌ها برنامه‌ریزی کنید. چون فوریت ندارند.
- وظایفی که مهم نیستند، اما فوری‌اند. در صورت امکان، می‌توانید این وظایف را به بقیه محول کنید.
- وظایفی که نه مهم هستند، نه فوری. می‌توانید از کارهایی که در این دسته قرار می‌گیرند صرف نظر کنید.
نکته جالب در مورد ماتریس آیزنهاور این است که می‌توانید آن را در حین حرکت فقط با یک قلم و کاغذ بنویسید تا به سرعت وظایف و تکالیف‌تان را اولویت‌بندی کنید. با ماتریسی مانند این، به راحتی کارهایی که واقعا به توجه شما نیاز دارند را تشخیص می‌دهید و می‌توانید ابتدا روی آن‌ها تمرکز کنید.
۳. هر زمان فقط روی یک کار تمرکز کنید.
خیلی‌ها هستند که به انجام چند وظیفه در یک زمان می‌بالند. به نظر می‌رسد که این کار بیشتر از آنکه مفید باشد، ضرر دارد. انجام چندین کار به طور هم‌زمان، کاملا بی اثر و ناکارآمد است. از آنجایی که مغز انسان برای جا به جایی از یک کار به کار دیگر به زمان نیاز دارد، تلاش برای انجام چندین کار در یک لحظه، کارایی مغز را شدیدا کاهش می‌دهد.
سعی کنید هر زمان فقط روی یک کار تمرکز کنید و آن را کامل کنید و بعد از آن به کار دیگری بروید. اگر بین وظایف حداقل چند دقیقه به خود استراحت دهید، انتقال از یک کار به کار دیگر به خوبی انجام می‌شود و مغز شما آماده خواهد بود که یک کار جدید را انجام دهد.
یکی از تکنیک‌هایی که اینجا می‌توانید استفاده کنید، تکنیک «پومودورو» است. این تکنیک، کار را به جلسات کوتاه‌تر ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم می‌کند و بین آن‌ها زمانی برای استراحت قرار می‌دهد. این تکنیک راهی علمی و کاملا اثبات شده برای مدیریت زمان پروژه و افزایش بهره‌وری است. زیرا به طور کلی، تمرکز روی یک کار مشخص ساده‌تر است. به علاوه، مغز شما طی زمان فرسوده نخواهد شد و برای مدت طولانی‌تری خلاق باقی می‌مانید.
۲ دیدگاه
تحلیلتون از استراتژی‌های مدیریت زمان پروژه خیلی خوب بود بود. راهکارهای عملی که ارائه داده‌اید، به وضوح نشون میده که با چالش‌های واقعی مواجهه شدید و میتونید بهترین راهکارهای ممکن رو برای مدیریت زمان پروژه‌ها ارائه کنید.
مدیریت زمان در پروژه‌ها یه موضوع حیاتی هستش که تأثیر مستقیمی روی عملکرد و موفقیت پروژه داره. تحلیل شما از استراتژی‌های مدیریت زمان پروژه به وضوح نشون میده که با این حقیقت آشنایی دارید و میتونید بهبود لازم رو توی این زمینه فراهم کنید.